Politică de confidențialitate

1. Informații generale

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care SAFEX INVEST SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează site-ul https://www.safex.ro/, transmit solicitări de informații sau oferte ori intră într-o relație comercială cu societatea.

Operatorul datelor cu caracter personal este:

SAFEX INVEST SRL
CUI: RO 6493625
Nr. Registrul Comerțului: J12/3444/1994
Capital social: 200 RON
Adresă: Str. Branului, nr. 53, Cluj-Napoca

Date de contact:

• Telefon: 0264 594 151

• Mobil: 0724 047 281

• E-mail: office@safex.ro

În cuprinsul prezentei politici, SAFEX INVEST SRL va fi denumită „SAFEX”, „Societatea”, „noi” sau „Operatorul”.

SAFEX prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și cu legislația națională aplicabilă.

2. Cui i se aplică această politică?

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică:

• vizitatorilor Site-ului;

• persoanelor care completează formularele disponibile pe Site;

• persoanelor care solicită informații sau oferte;

• clienților și potențialilor clienți;

• reprezentanților, angajaților sau persoanelor de contact ale clienților persoane juridice;

• furnizorilor, colaboratorilor și partenerilor contractuali;

• persoanelor care comunică cu SAFEX prin e-mail, telefon sau alte mijloace;

• persoanelor care transmit reclamații, sesizări sau solicitări privind produsele și serviciile SAFEX.

3. Ce sunt datele cu caracter personal?

Datele cu caracter personal reprezintă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

O persoană poate fi identificată direct sau indirect prin elemente precum:

• nume și prenume;

• număr de telefon;

• adresă de e-mail;

• adresă poștală;

• identificatori online;

• informații profesionale;

• informații despre solicitările sau comenzile transmise;

• alte date care permit identificarea persoanei.

Datele anonimizate, care nu mai permit identificarea unei persoane, nu sunt considerate date cu caracter personal.

4. Ce date cu caracter personal colectăm?

În funcție de modul în care interacționați cu SAFEX, putem colecta următoarele categorii de date:

4.1. Date de identificare

Putem colecta:

• numele și prenumele;

• denumirea societății pe care o reprezentați;

• funcția sau calitatea în cadrul societății;

• semnătura, atunci când aceasta apare în documentele contractuale.

4.2. Date de contact

Putem colecta:

• numărul de telefon;

• adresa de e-mail;

• adresa poștală;

• adresa de livrare sau montaj;

• localitatea și județul.

4.3. Date furnizate prin formularele Site-ului

Atunci când completați un formular, putem colecta:

• numele și prenumele;

• numărul de telefon;

• adresa de e-mail;

• produsele sau serviciile de care sunteți interesat;

• informații despre proiect;

• dimensiuni și specificații tehnice;

• adresa unde urmează să fie efectuate măsurători, livrări sau lucrări;

• conținutul mesajului transmis;

• fișierele sau documentele încărcate, dacă formularul permite acest lucru;

• orice alte informații furnizate în mod voluntar.

Vă recomandăm să nu transmiteți prin formulare informații care nu sunt necesare pentru soluționarea solicitării.

4.4. Date referitoare la solicitări, oferte și contracte

În cadrul relației comerciale putem prelucra:

• produsele și serviciile solicitate;

• ofertele transmise;

• configurațiile, dimensiunile și finisajele selectate;

• istoricul comunicărilor;

• informații despre comandă;

• informații privind livrarea și montajul;

• documente contractuale;

• informații privind reclamațiile și garanțiile;

• informații necesare pentru executarea contractului.

4.5. Date financiar-contabile

Atunci când sunt necesare pentru facturare și încasare, putem prelucra:

• numele sau denumirea clientului;

• adresa de facturare;

• codul numeric personal, numai atunci când prelucrarea acestuia este necesară și permisă de lege;

• codul unic de înregistrare;

• numărul de înregistrare la Registrul Comerțului;

• contul bancar;

• informații privind facturile, plățile, avansurile și soldurile;

• alte informații obligatorii pentru documentele financiar-contabile.

În cazul plăților procesate de instituții bancare sau furnizori specializați, SAFEX nu stochează în mod necesar datele complete ale cardului bancar.

4.6. Date tehnice și date privind utilizarea Site-ului

Atunci când accesați Site-ul, pot fi colectate automat:

• adresa IP;

• tipul dispozitivului;

• tipul și versiunea browserului;

• sistemul de operare;

• data și ora accesării;

• paginile vizitate;

• durata aproximativă a vizitei;

• sursa traficului;

• identificatori online;

• informații despre erorile sau problemele tehnice întâmpinate;

• preferințele privind cookie-urile.

Aceste informații pot fi colectate prin jurnale tehnice, cookie-uri și tehnologii similare.

Informații detaliate despre cookie-uri sunt disponibile în Politica de cookie-uri publicată pe Site.

4.7. Date rezultate din comunicări

Atunci când ne contactați, putem păstra:

• conținutul mesajelor transmise;

• răspunsurile oferite;

• data și ora comunicării;

• documentele sau imaginile transmise;

• informațiile necesare pentru soluționarea solicitării.

5. Cum colectăm datele?

Datele cu caracter personal pot fi colectate:

Direct de la dumneavoastră

De exemplu, atunci când:

• completați un formular pe Site;

• solicitați o ofertă;

• ne contactați prin e-mail sau telefon;

• vizitați sediul SAFEX;

• solicitați măsurători, livrare sau montaj;

• încheiați un contract;

• transmiteți o reclamație;

• solicitați exercitarea unui drept privind datele personale.

Automat, prin utilizarea Site-ului

Anumite date tehnice pot fi colectate automat prin:

• cookie-uri;

• jurnalele serverului;

• instrumente de securitate;

• instrumente de analiză, dacă sunt utilizate și acceptate;

• alte tehnologii similare.

De la alte persoane sau entități

În anumite situații, putem primi date de la:

• societatea sau organizația pe care o reprezentați;

• parteneri contractuali;

• furnizori;

• colaboratori implicați în livrare sau montaj;

• persoane care solicită o ofertă în numele dumneavoastră;

• surse publice, în condițiile legii;

• autorități sau instituții publice.

Persoana care ne transmite datele altei persoane trebuie să se asigure că are dreptul de a face acest lucru și că persoana respectivă a fost informată în mod corespunzător.

6. În ce scopuri utilizăm datele?

6.1. Gestionarea solicitărilor de contact

Utilizăm datele pentru:

• înregistrarea solicitării;

• identificarea nevoilor persoanei interesate;

• transmiterea unui răspuns;

• oferirea informațiilor solicitate;

• continuarea comunicării.

Temeiul prelucrării poate fi demersul realizat la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract, consimțământul sau interesul legitim de a răspunde solicitărilor primite.

6.2. Pregătirea și transmiterea ofertelor

Datele pot fi utilizate pentru:

• analizarea cerințelor;

• identificarea produselor potrivite;

• calcularea prețurilor;

• verificarea disponibilității;

• evaluarea condițiilor de transport și montaj;

• transmiterea și actualizarea ofertelor;

• negocierea condițiilor comerciale.

Temeiul prelucrării este efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii unui contract, la solicitarea persoanei vizate.

6.3. Încheierea și executarea contractelor

Putem utiliza datele pentru:

• confirmarea comenzilor;

• gestionarea relației contractuale;

• procesarea plăților;

• livrarea produselor;

• programarea măsurătorilor sau montajului;

• comunicarea privind stadiul comenzii;

• emiterea documentelor comerciale;

• gestionarea garanțiilor;

• soluționarea reclamațiilor.

Temeiul prelucrării este încheierea și executarea contractului.

Atunci când clientul este o persoană juridică, datele reprezentanților și persoanelor de contact pot fi prelucrate în baza interesului legitim de a gestiona relația comercială cu societatea respectivă.

6.4. Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele pot fi utilizate pentru:

• emiterea și păstrarea documentelor financiar-contabile;

• îndeplinirea obligațiilor fiscale;

• gestionarea garanțiilor legale;

• soluționarea solicitărilor autorităților;

• respectarea legislației privind protecția consumatorilor;

• îndeplinirea obligațiilor de arhivare;

• prevenirea și raportarea unor activități nelegale, atunci când legea impune acest lucru.

Temeiul prelucrării este îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile SAFEX.

6.5. Gestionarea reclamațiilor și apărarea drepturilor

Putem prelucra date pentru:

• analizarea reclamațiilor;

• verificarea situațiilor semnalate;

• stabilirea cauzelor unei eventuale neconformități;

• soluționarea amiabilă a disputelor;

• formularea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță;

• păstrarea probelor privind comunicările și executarea obligațiilor.

Temeiul prelucrării este interesul legitim al SAFEX de a-și proteja drepturile și de a soluționa reclamațiile, precum și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

6.6. Administrarea și securizarea Site-ului

Datele tehnice pot fi prelucrate pentru:

• asigurarea funcționării Site-ului;

• identificarea și remedierea erorilor;

• prevenirea accesului neautorizat;

• prevenirea mesajelor automate și a atacurilor informatice;

• realizarea copiilor de siguranță;

• protejarea infrastructurii informatice;

• investigarea incidentelor de securitate.

Temeiul prelucrării este interesul legitim al SAFEX de a administra și proteja Site-ul și sistemele informatice.

6.7. Analizarea și îmbunătățirea Site-ului

Cu respectarea preferințelor privind cookie-urile, putem utiliza date pentru:

• realizarea statisticilor de utilizare;

• măsurarea traficului;

• identificarea paginilor de interes;

• îmbunătățirea structurii și conținutului;

• evaluarea performanței Site-ului.

Atunci când este necesar, temeiul prelucrării este consimțământul exprimat prin intermediul platformei de gestionare a cookie-urilor.

6.8. Comunicări comerciale

SAFEX poate transmite comunicări comerciale prin e-mail, telefon sau alte mijloace numai în condițiile permise de lege.

Atunci când comunicările se bazează pe consimțământ, persoana își poate retrage acordul în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea acestuia.

Mesajele necesare pentru gestionarea unei solicitări, oferte, comenzi, livrări sau relații contractuale nu sunt considerate comunicări comerciale opționale.

7. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de situație, SAFEX prelucrează datele în baza unuia sau mai multor temeiuri:

Consimțământul

Prelucrarea are loc atunci când persoana și-a exprimat acordul pentru un scop specific, de exemplu pentru anumite cookie-uri sau comunicări comerciale.

Demersuri precontractuale

Prelucrarea este necesară pentru a răspunde unei cereri de ofertă sau pentru a realiza demersuri solicitate înainte de încheierea unui contract.

Executarea contractului

Prelucrarea este necesară pentru furnizarea produselor sau serviciilor contractate.

Obligația legală

Prelucrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile, comerciale, de protecție a consumatorilor sau a altor obligații prevăzute de lege.

Interesul legitim

Prelucrarea poate fi necesară pentru:

• administrarea activității;

• gestionarea relațiilor cu reprezentanții clienților persoane juridice;

• securizarea Site-ului;

• prevenirea fraudelor;

• păstrarea dovezilor;

• soluționarea reclamațiilor;

• protejarea și exercitarea drepturilor SAFEX.

Atunci când ne bazăm pe interesul legitim, analizăm dacă interesele și drepturile persoanei vizate prevalează asupra interesului urmărit de SAFEX.

Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept

În situațiile permise de lege, datele pot fi prelucrate pentru gestionarea unor litigii, investigații sau proceduri administrative.

8. Este obligatorie furnizarea datelor?

Furnizarea datelor prin intermediul Site-ului este, în general, voluntară.

Totuși, anumite date sunt necesare pentru:

• transmiterea unui răspuns;

• pregătirea unei oferte;

• încheierea și executarea unui contract;

• emiterea facturilor;

• livrarea produselor;

• programarea măsurătorilor sau montajului;

• soluționarea reclamațiilor.

Dacă datele obligatorii nu sunt furnizate, este posibil să nu putem răspunde solicitării sau furniza produsele și serviciile solicitate.

Câmpurile obligatorii ale formularelor sunt marcate corespunzător, atunci când este cazul.

9. Cui putem divulga datele?

SAFEX nu vinde datele personale.

În funcție de necesitățile activității, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorilor de găzduire și administrare a Site-ului;

• furnizorilor de servicii IT și securitate;

• furnizorilor de servicii de e-mail și comunicații;

• furnizorilor de servicii cloud și stocare;

• producătorilor și furnizorilor de produse, atunci când este necesar pentru ofertare sau executarea comenzii;

• transportatorilor și firmelor de curierat;

• echipelor sau colaboratorilor care efectuează măsurători, livrări ori montaj;

• furnizorilor de servicii de plată și instituțiilor bancare;

• contabililor, auditorilor, consultanților și avocaților;

• furnizorilor de servicii de analiză sau marketing, numai în condițiile permise de lege;

• autorităților publice, instanțelor și instituțiilor competente;

• altor persoane, atunci când divulgarea este necesară pentru executarea contractului, respectarea legii sau protejarea drepturilor SAFEX.

Destinatarii primesc numai datele necesare pentru îndeplinirea serviciilor sau obligațiilor respective.

Furnizorii care prelucrează date în numele SAFEX au obligația să respecte cerințele privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor.

10. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În mod obișnuit, urmărim ca datele să fie prelucrate în Spațiul Economic European.

Anumiți furnizori de servicii informatice, analiză, comunicații sau cloud pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European.

În aceste situații, transferurile vor fi realizate numai în condițiile permise de legislația privind protecția datelor, pe baza unor mecanisme precum:

• decizii de adecvare adoptate de Comisia Europeană;

• clauze contractuale standard;

• reguli corporatiste obligatorii;

• măsuri suplimentare de protecție;

• derogări aplicabile în situații speciale.

Informații suplimentare privind garanțiile utilizate pot fi solicitate la adresa office@safex.ro.

11. Cât timp păstrăm datele?

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate și pentru respectarea obligațiilor legale.

Perioada de păstrare este stabilită în funcție de:

• natura datelor;

• scopul prelucrării;

• existența unei relații contractuale;

• obligațiile fiscale, contabile și de arhivare;

• termenele legale de prescripție;

• necesitatea soluționării unei reclamații sau a unui litigiu;

• perioada pentru care consimțământul rămâne valabil.

În general:

• solicitările de contact și corespondența aferentă pot fi păstrate atât timp cât este necesar pentru transmiterea unui răspuns și gestionarea relației cu persoana interesată;

• cererile de ofertă și ofertele pot fi păstrate pentru gestionarea demersurilor precontractuale și pentru dovedirea comunicărilor;

• datele aferente contractelor, comenzilor, facturilor și plăților sunt păstrate pe durata executării contractului și ulterior conform obligațiilor legale;

• documentele privind garanțiile și reclamațiile sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor și protejarea drepturilor părților;

• datele prelucrate pe baza consimțământului sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul prelucrării încetează;

• datele tehnice și jurnalele de securitate sunt păstrate pentru o perioadă proporțională cu scopul de securitate și investigare a incidentelor;

• cookie-urile sunt păstrate pentru perioadele prezentate în Politica de cookie-uri și în panoul de gestionare a consimțământului.

La expirarea perioadei aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile prevăzute de lege.

12. Cum protejăm datele?

SAFEX aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

• accesului neautorizat;

• utilizării necorespunzătoare;

• pierderii;

• distrugerii;

• modificării;

• divulgării neautorizate;

• atacurilor informatice.

Măsurile pot include:

• controlul accesului la date;

• parole și mecanisme de autentificare;

• actualizarea sistemelor și aplicațiilor;

• utilizarea conexiunilor securizate;

• copii de siguranță;

• limitarea accesului la persoanele autorizate;

• obligații contractuale de confidențialitate;

• monitorizarea și remedierea vulnerabilităților;

• proceduri pentru gestionarea incidentelor.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta o securitate absolută. SAFEX adaptează măsurile de securitate în funcție de riscurile identificate și de evoluția tehnologiei.

13. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, beneficiați de următoarele drepturi:

13.1. Dreptul la informare

Aveți dreptul să primiți informații clare despre modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră.

13.2. Dreptul de acces

Aveți dreptul să solicitați confirmarea faptului că prelucrăm sau nu datele dumneavoastră și să primiți acces la datele prelucrate și la informațiile relevante privind prelucrarea.

13.3. Dreptul la rectificare

Aveți dreptul să solicitați corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

13.4. Dreptul la ștergerea datelor

În anumite situații, puteți solicita ștergerea datelor, inclusiv atunci când:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopul inițial;

• vă retrageți consimțământul și nu există un alt temei juridic;

• vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;

• datele au fost prelucrate ilegal;

• ștergerea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Datele pot fi păstrate atunci când prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

13.5. Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de lege, de exemplu atunci când contestați exactitatea datelor sau legalitatea prelucrării.

13.6. Dreptul la portabilitatea datelor

Pentru datele prelucrate prin mijloace automate, în baza consimțământului sau a unui contract, puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Atunci când este posibil din punct de vedere tehnic, puteți solicita transmiterea datelor către un alt operator.

13.7. Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

SAFEX va înceta prelucrarea, cu excepția situației în care există motive legitime și imperioase care prevalează sau prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Vă puteți opune în orice moment prelucrării în scop de marketing direct.

13.8. Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior.

13.9. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepțiile prevăzute de lege.

SAFEX nu utilizează în mod obișnuit procese decizionale exclusiv automate care să producă astfel de efecte.

13.10. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

Exercitarea acestui drept nu afectează posibilitatea de a vă adresa SAFEX sau instanțelor competente.

14. Cum vă puteți exercita drepturile?

Pentru exercitarea drepturilor, puteți transmite o solicitare la:

E-mail: office@safex.ro
Adresă: Str. Branului, nr. 53, Cluj-Napoca

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei și a datelor la care se referă.

Pentru protejarea datelor, SAFEX poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.

În cazul solicitărilor complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile legii, iar persoana va fi informată cu privire la această prelungire.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul solicitărilor vădit nefondate sau excesive, SAFEX poate percepe o taxă rezonabilă ori poate refuza soluționarea solicitării, în condițiile legii.

15. Datele minorilor

Site-ul și produsele sau serviciile SAFEX nu sunt adresate în mod direct minorilor.

Nu colectăm cu intenție date de la persoane care nu au capacitatea legală necesară pentru a transmite solicitări sau a încheia contracte.

Dacă aflăm că am colectat datele unui minor fără îndeplinirea condițiilor legale, vom lua măsuri rezonabile pentru ștergerea sau restricționarea acestora.

Părintele sau reprezentantul legal care consideră că un minor ne-a transmis date poate contacta SAFEX la office@safex.ro.

16. Linkuri și servicii ale terților

Site-ul poate conține linkuri către site-uri, platforme sau servicii administrate de terți.

SAFEX nu controlează modul în care acești terți colectează și prelucrează datele personale.

Înainte de a transmite date prin intermediul unui serviciu extern, vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a furnizorului respectiv.

Prezența unui link nu înseamnă că SAFEX își asumă responsabilitatea pentru practicile de confidențialitate ale site-ului extern.

17. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare și, în funcție de opțiunile utilizatorului, cookie-uri funcționale, de analiză sau marketing.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare sunt utilizate numai în condițiile permise de lege și conform preferințelor exprimate prin intermediul platformei de gestionare a consimțământului.

Puteți accepta, refuza sau configura categoriile de cookie-uri prin intermediul opțiunilor disponibile pe Site.

Pentru informații detaliate, consultați pagina Politica de cookie-uri.

18. Modificarea Politicii de confidențialitate

SAFEX poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta:

• modificări legislative;

• modificări ale activității;

• introducerea unor noi servicii;

• modificări ale Site-ului;

• schimbări privind furnizorii și tehnologiile utilizate;

• recomandări ale autorităților competente.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină.

În cazul unor modificări importante, putem utiliza mijloace suplimentare pentru informarea persoanelor vizate, atunci când acest lucru este necesar.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.

19. Date de contact

Pentru întrebări privind prezenta politică, prelucrarea datelor sau exercitarea drepturilor, ne puteți contacta folosind datele de mai jos:

SAFEX INVEST SRL
Str. Branului, nr. 53, Cluj-Napoca
CUI: RO 6493625
Registrul Comerțului: J12/3444/1994
Capital social: 200 RON
Telefon: 0264 594 151
Mobil: 0724 047 281
E-mail: office@safex.ro

Ultima actualizare: 14 iulie 2026